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EPLUS suite documentale

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ePLUS è il nuovo servizio che, attraverso l’integrazione in un’unica piattaforma, permette di rispondere alle più avanzate esigenze di digitalizzazione dei processi operativi, assicurando e mantenendo nel tempo il valore legale dei documenti gestiti.

ePLUS permette all’utente di gestire in maniera semplice ed intuitiva le varie fasi della formazione, tenuta e conservazione a norma di tutti i tipi di documento informatico, rendendo possibile la completa ed efficace dematerializzazione dei processi di gestione e la conseguente adozione di modelli organizzativi più moderni ed innovativi, come ad esempio lo Smartworking.

II servizio ePLUS è fruibile direttamente dagli utenti in modalità SaaS, tramite browser Web, ed è disponibile 24 ore al giorno, 7 giorni su 7.

Descrizione

Gestione e condivisione di documenti.

E’ l’ambiente di riferimento per l’interazione operativa fra gli utilizzatori del servizio.

Permette di allocare, per ciascuno dei Clienti dello Studio, aree riservate dedicate alla gestione, condivisione e scambio di documenti, sostituendo con un unico canale di trasmissione sicuro e qualificato le modalità tradizionalmente utilizzate (mail , PEC, SMS, WhatsApp, ecc .. ).

I documenti contenuti nelle specifiche aree sono accessibili sia dallo Studio, che quindi ha visibilità su tutti i documenti dei Clienti, sia dal Cliente finale, che ovviamente ha visibilità solo sui documenti propri.

Il servizio prevede, per ogni Cliente finale, l’utilizzo delle seguenti aree:

  • cartelle in sola lettura, organizzate nell’albero: Conservazione > Anno > Tipo Documento dedicate alla consultazione ed alla condivisione di documenti da sottoporre al processo di Conservazione a norma.
  • Il caricamento dei documenti in questa struttura avviene, da parte di personale dello Studio, attraverso una specifica funzionalità applicativa che rende l’operazione estremamente intuitiva, semplice e veloce;
  • cartelle in lettura / scrittura dedicate allo scambio documenti Studio – Cliente finale, accessibili sia al personale di Studio sia al personale del Cliente;
  • cartelle in lettura / scrittura ad accesso ristretto (es. solo al Titolare dello Studio ed al Titolare dell’azienda Cliente), dedicate allo scambio di documenti riservati;
  • cartelle in lettura / scrittura liberamente definibili dallo Studio.

Il sistema fornisce ai vari utenti le funzionalità più avanzate nell’ambito della gestione documentale, quali ad esempio: gestione di Work Flow, ricerca ‘full text’ sul contenuto dei documenti caricati, ricerca per i metadati caratteristici della classificazione dei documenti fiscalmente rilevanti, sofisticata definizione dei diritti di accesso e dei criteri di visibilità delle cartelle / documenti, notifiche parametrizzabili, log delle attività (anche di sola visualizzazione) svolte dagli utenti, preview per documenti formati negli standard più diffusi (MS Office, Open Documents, PDF, ecc .. ) e moltissime altre.

CONSERVAZIONE DIGITALE E SOSTITUTIVA A NORMA

La conservazione dei documenti, sia nativamente informatici che originariamente analogici , avviene in conformità alla normativa corrente (DPCM 3 dicembre 2013).

In conformità alla normativa, l’interazione dell’utente (ovvero del personale di Studio) con il Sistema di Conservazione avviene solo attraverso:

  • il versamento di documenti, organizzati in Pacchetti di Versamento (PDV);
  • la richiesta di documenti, che il Sistema restituisce organizzati in Pacchetti di Distribuzione (PDD).

Il servizio ePLUS rende estremamente semplice l’esecuzione di entrambe le attività sopra riportate; infatti:

  • il processo di Formazione e versamento dei PDV è stato completamente automatizzato a partire dalla struttura di cartelle precedentemente descritta; di conseguenza lo Studio può ottenere il versamento in conservazione dei documenti senza eseguire ulteriori operazioni manuali;
  • la richiesta di documenti avviene attraverso una specifica interfaccia applicativa che, con pochi semplici passaggi, guida l’utente nella selezione dei documenti che andranno automaticamente a costituire il PDD.

Tutte le attività previste dalla normativa per la corretta conduzione del Sistema di Conservazione, quali ad esempio l’adozione di idonee misure di sicurezza in merito alla riservatezza, integrità e disponibilità delle informazioni, il rilascio della Ricevuta di Versamento (RDV) a Fronte dei documenti
versati nel Sistema, l’apposizione della firma digitale e della marca temporale sui Pacchetti di Archiviazione (PDA), il controllo periodico di leggibilità dei documenti, l’esecuzione delle procedure di Scarto, ecc.. vengono svolte automaticamente da ePLUS, senza bisogno di ulteriori interazioni con l’utente.

APPOSIZIONE DI FIRME ELETTRONICHE

Consente l’utilizzo di tutte le tipologie di firma elettronica (semplice, avanzata, qualificata (digitale), sigillo) previsto dalla corrente normativa, garantendo per ciascuna tipologia il corrispondente valore legale.

I workflow di firma, attivabili dall’interfaccia utente di ePLUS, prevedono e gestiscono per ogni documento l’apposizione di firme multiple (firme apposte da soggetti diversi) e ripetute (più firme apposte dallo stesso soggetto).

ePLUS permette di definire parametricamente, attraverso specifici template, i vari iter di firma, i soggetti interessati ed il tipo di firma (semplice , avanzata, qualificata, sigillo) che, in relazione al contesto d’uso, può / deve essere apposta in ognuna delle fasi previste dal workflow di gestione.

Indipendentemente dal tipo di firma utilizzato, l’apposizione della firma prevede per ciascuno dei firmatari l’invio di notifiche mail e l’impiego di One Time Password (OTP) che possono essere recapitati via SMS sul cellulare del firmatario o generati da apposita APP.

ePLUS prevede la possibilità di firmare, con una singola autorizzazione, un insieme di documenti.

Al termine del processo di firma tutti i documenti interessati vengono versati automaticamente in conservazione, secondo le regole e parametrizzazioni definite nel servizio.

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